令和6年度からeLTAXで給与支払報告書を提出する際に、「住民税特別徴収税額通知書(納税義務者)」(以後、「通知書(納税義務者)」といいます)を電子データで受け取る方法が選択できるようになりました。
「紙を郵送で受け取る」を選択した場合は、圧着式と保護シール貼付の2種類で届きます。
一方で「電子データをeLTAXで受け取る」を選択した場合は、電子的な方法で配信されます。
どちらも5月31日までに各従業員等に配布します。
詳細は「こちらのeLTAXのお知らせ」をご確認ください。
セルズでは、令和5年分の給与支払報告書をeLTAXで提出した際、通知書(納税義務者)については「電子データをeLTAXで受け取る」を選択しました。
それにより、5月中旬より例年紙で届いていた通知書が、市区町村ごとに順次eLTAXにデータで届きました。これを当社の従業員に電子データで交付するにあたり、当社がおこなった手順をご紹介させていただきます。
通知書(納税義務者)配布の事前準備
■会社側(給与担当者)の事前準備
- eLTAXから「eLTAXからのお知らせ：特別徴収税額通知の格納」というメールが届く
- 通知書(納税義務者)の照会・ダウンロード
- 通知書(納税義務者)の出力
詳細は「特別徴収税額通知（納税義務者用）を出力するには」をご確認ください。 - 従業員ごとに誤りのないよう個別にデータを配布するツールを準備する
セルズではGoogleドライブを利用し、社内の共有フォルダ内に個人用フォルダを作成し、配布
■従業員側の事前準備
- 電子データ(通知書のPDFが格納されたパスワード付きZIP圧縮ファイル)のZIPファイルを解凍するためのソフトを準備する
※パスワード付きのZIPファイルはWindowsの標準機能では解凍できない「AES-256」と呼ばれる暗号化方式を採用しているため、対応する解凍ソフトをインストールする必要がある
出典：地方税共同機構「eLTAX 特徴税通パスワード確認サイト操作マニュアル」
従業員へ通知書(納税義務者)の配布
eLTAXから通知書(納税義務者)をダウンロードし出力すると、以下の形式で出力されます。
出典：eLTAX「処分通知等に関する手続きを行う」
①CSV形式の納税義務者一覧ファイル
②通知書を開くためのパスワード確認サイト専用URLが記載されたPDF
③通知書のPDFが格納されたパスワード付きZIPファイル
②のPDFと③のZIPファイルを従業員ごとに振り分け、Googleドライブの個人フォルダに格納
＜参考＞通知書(納税義務者)の確認
会社から配布された通知書(納税義務者)を確認する方法
- パスワード付き通知書を開くために、パスワード確認サイト専用URLが記載されたPDFからパスワードを取得
- 手順1で取得したパスワードでZIPファイルを解凍し、通知書の内容を確認
詳細は「eLTAX 特徴税通パスワード確認サイトのご利用の流れ」の動画をご確認ください。
電子データの通知(通知ファイル等)の受け取りイメージ
出典：「eLTAX 個人住民税特別徴収税額通知（納税義務者用）電子化に係る特別徴収義務者向け特設ページ」
住民税特別徴収税額通知書のデータを『Cells給与』に登録
住民税特別徴収税額通知書(特別徴収義務者)(以後、「通知書(特別徴収義務者)」といいます)を「電子データをeLTAXで受け取る」に選択した場合、eLTAXから出力した通知書(特別徴収義務者)のCSVデータをCells給与に取り込み、住民税額を登録できます。
「住民税登録操作マニュアル」の17ページ以降をご確認ください。
担当者の声
通知書(納税義務者)の電子化1年目ということもあり、探り探りの状態で進めてきました。今までのように各従業員に圧着ハガキを手渡したり郵送したりする必要がなくなり、封入作業や郵送料のコスト削減など、業務の効率化につながると期待がありました。
しかし、紙がデータに変わったことで、eLTAXからデータをダウンロードし出力する作業が増え、出力したPDFとZIPファイルを間違いなく従業員の個人フォルダへアップする作業も手動のため、個人情報を取り扱う負担としては、むしろ紙より増したように感じました。
また、配布した通知書(納税義務者)のZIPファイルを解凍するための専用のソフトのインストール方法や通知書の表示方法などを従業員へ案内する必要があり、操作方法のレクチャーや確認できない場合のフォローなど、圧着はがきの配布のみとは違う大変さがありました。
人数が多い事業所は、紙で受け取るかデータで受け取るか、迷うところではないでしょうか。
ただ、eLTAXから出力した通知書(特別徴収義務者)も電子データで受け取るにした場合、CSVデータをCells給与に取り込み、令和6年度分の住民税額を一括でCells給与に登録できるので、その作業は大変助かりました。